ERP시스템의 성공에서 프로세스 변화는 핵심이며, IT가 재무부서에 진짜 가치를 제공해 줄 방법이다. 경영진이 재무 상
경영진이 재무 상태를 정확히 알고 있어야, 정보에 근거한 의사결정을 내릴 수 있다. 대기업은 재무 상태를 정확히 전달하고, 투자자에게 도움을 주며, 세금을 비롯한 요구사항들을 준수하기 위해 수 많은 재무 분석가와 회계사를 채용한다. 그러나 이들 전문가들이 부정확한 데이터와 보고서를 전달하는 노후화된 애플리케이션 때문에 어려움을 겪는 사례가 너무 많다. IT리더는 더 나은 기술로 회계 감사관, CFO, 기타 재무 분야 책임자들을 지원할 수 있다.
재무부서가 원하는 ERP의 특징
재무부서 관리자들은 여러 다양한 업무를 처리할 수 있는 최신 시스템과 기술을 요구한다. IT부서는 적합한 ERP시스템을 선택하기 위해 재무부서의 요구 사항을 이해해야 한다. 다음은 재무부서가 ERP시스템에서 기대하는 3가지 속성이다.
1. 기업의 성장과 보조를 맞춘다
조직은 복잡하게 성장을 한다. ERP시스템과 재무 기능(직능)은 이런 기업 성장에 보조를 맞춰야 한다. 예를 들어, 최근 큰 기업 인수나 비즈니스 변혁을 거친 조직의 오래된 ERP시스템을 새로운 ‘현실’에 맞게 조정하는 것이 불가능할 수도 있다. KPMG의 엔터프라이즈 솔루션 부문 책임자 키쓰 매티올리는 “초기 ERP는 프로세스를 소프트웨어에 맞췄다. 오랜 기간 효과를 거뒀던 방법이다. 그러나 세상이 바뀌면서, 이런 방식으로 수정한 프로세스의 효과가 사라졌다. 보조 프로세스가 필요해진 것이다”고 설명했다.
2. 오류가 많은 스프레드시트 이용을 최소화한다
매년 ERP시스템과 다른 비즈니스 소프트웨어에 많은 돈을 투자하고 있는데도, 중요한 재무 기능 중 상당수가 마이크로소프트 엑셀 스프레드시트를 함께 사용한다. 이들 파일은 품질을 지원하는 전통적인 IT나 프로젝트 관리 도구가 미흡해 문제를 일으킬 수 있다. 2013년, 텔레그래프(The Telegraph)는 “JP모건의 2012년 신용부도스와프 손실이 58억 달러에 달하는 것으로 추정된다. 그런데 주된 원인 중 하나는 잘못된 스프레드시트 사용 절차였다“고 보도했다. 영국 재무 컨설팅 회사인 F1F9의 조사인 CNBC에 따르면, 오류가 들어 있는 스프레드시트가 전체의 88%에 달했다. 여기에는 전문성 높은 대형 조직이 사용한 스프레드시트도 다수 포함되어 있다.
매티올리는 “CFO들이 수동 프로세스와 스프레드시트로는 새로운 비즈니스 도전과제를 해결할 수 없다는 사실을 깨닫기 시작했다. 수동 프로세스는 위험하다. 또 거버넌스와 관련된 문제를 일으킨다”고 설명했다.
3. 분석 및 BI를 개선한다
CFO와 재무부서는 품질 높은 데이터와 우수한 정보 처리를 바탕으로 기업 사례, 예산, 기타 보고서를 생산하기 원한다. 불행히도 품질에 큰 차이가 있는 여러 소스에서 데이터를 수집할 때가 많다. 이럴 때는 새로운 ERP 소프트웨어로 재무부서의 분석 및 BI 역량을 개선할 수 있다.
그러나 ERP 업그레이드를 논의하기 전에 유념해야 할 점이 있다. 재무부서는 정확성과 시기적절한 생산을 중시하는 반면 위험을 꺼린다. 이를 바탕으로 적시에 재무부서를 참여시키는 것이 중요하다. 분기 말이나 연말에는 큰 개선이나 변화에 대한 논의를 피한다. 마감일정을 맞추기 위해 노력하는 재무 담당자에게 큰 그림에 해당되는 대화를 요청하면 관계에 방해가 될 수 있다.
새로운 ERP 평가: 가격, 유연성, BI
가격을 중시하고, BI 기능을 제공할 수 있는 유연한 시스템을 원한다면 클라우드 기반 ERP시스템과 SaaS가 좋은 선택이 될 수 있다.
덴버(Denver)에 있는 ERP컨설팅 업체인 파노라마 컨설팅(Panorama Consulting)의 매니징 파트너인 에릭 킴벌링은 “SaaS 기반 ERP 제품은 초기 투자가 낮은 것이 큰 장점이다. 많은 중소기업과 소수 대기업이 클라우드 기반 ERP 솔루션을 도입해 이용하고 있다”고 이야기했다.
그러나 일부 대기업은 보안 위험 때문에 재무 시스템을 클라우드로 이전하기를 꺼린다. 매티올리는 “재무는 절대 실패해서는 안 되는 기업의 핵심 기능이다. 이는 재무 부문의 클라우드 서비스 도입이 더딘 이유를 설명해준다”고 말했다. 재무 데이터 손실 및 손상은 기업에 세무 및 규제와 관련된 제제를 가져온다. 사베인옥슬리(Sarbanes-Oxley) 법에 따라, 상장 기업의 임원은 재무 보고서가 부정확할 경우 징역형을 받을 수도 있다.
그렇지만 호스팅 ERP 툴 업체들은 고객 데이터 보안을 중시하고 있다. 킴벌링은 “SaaS 공급업체가 보안을 제대로 구현해 전달하지 못하면 폐업이라는 위기에 처할 수 있다. 이는 안전하고 신뢰도 높은 서비스를 전달하도록 동기를 부여한다”고 설명했다.
새 ERP시스템을 조사할 때 중시해야 하는 또 다른 기능은 유연성과 BI이다. 매티올리는 “비즈니스 변혁과 BI를 구현하는 클라우드 기반 ERP시스템이 늘어나고 있다. IT는 이를 공급하는 업체를 평가하고, 상품과 서비스가 기존 기술과 부합하는지 판단하는 데 중요한 역할을 한다. 비용을 줄일 수 있는 부분이 제한적이기 때문에 이런 측면의 장점이 중요하다”고 전했다.
IT가 재무에 가치를 더할 방법
데이터 품질은 재무 시스템에서 절대적으로 중요한 역할을 한다. 또 데이터 품질을 구현할 때 기술만큼 중요한 요소는 역시 IT가 관장하는 프로세스와 교육이다. 매티올리에 따르면, 전통적으로 기업 사용자의 요청에 대한 대응으로 솔루션을 구축하는 데만 익숙한 IT 부서는 이런 베스트 프랙티스를 실행하는 것이 도전이 될 수 있다. 그는 “단순화에 대해 논의하고, 더 큰 그림을 살피는 것이 중요하다”고 강조했다.
다음은 재무부서가 ERP 기술을 가장 효과적으로 사용하는 데 도움이 되는 3가지 방법이다.
1. 데이터 품질 관리
기업의 데이터 관리 방법을 평가하는 시간을 투자한다. 태블로(Tableau) 같은 시각화 툴은 이상 징후를 파악할 때 도움을 준다. 킴벌링은 “IT부서가 효과적으로 구축할 수 있는 하이페리온(Hyperion)은 인기 있는 BI 툴이다”고 말했다.
2. 비즈니스 프로세스 개선
IT는 비즈니스 프로세스 매핑과 개선이 강점이다. 이는 재무부서를 지원할 때도 중요한 역할을 한다. 킴벌링은 “비효율적이고 시대에 뒤떨어진 계정 차트는 재무부서에 큰 문제를 초래한다. IT는 이런 문제를 극복하는 솔루션 구현에 도움을 줄 수 있다”고 이야기했다. 분기 전망이나 연간 예산 생산 방법을 모델링 하는 것이 좋은 출발점이 될 수 있다.
3. 감사 지원 및 추적
재무 거래에 관해 최신의, 정확한 기록을 보관하는 것이 중요하다. IT는 우수한 ID와 접근 관리 툴로 이러한 프로세스를 개선할 수 있다. 예산을 비롯해 비즈니스가 진행되면서 자주 바뀌는 재무 관련 문서가 많다. 따라서 이를 추적하는 것도 아주 중요하다.
감사자는 시스템이 이를 추적하지 못한다는 변명을 수용하지 않는 경향이 있다. 관리를 통해 ‘깔끔한’ 감사 결과를 얻을 수 있다. 재무부서는 내부 감사자, 외부 감사자, 경영진의 감사 및 감사와 유사한 요청에 대응할 수 있어야 한다.
재무와 IT가 나아갈 방향
고위 경영진은 재무 데이터를 이용해 의사결정을 내린다. 재무 담당 임원을 지원할 때 가장 먼저 할 일은 이들의 세계와 요구 사항을 이해하는 것이다. 수동 프로세스의 문제점, 중요 청중에게 정확한 보고서를 전달해야 하는 필요성, 스마트한 결정의 중요성 등을 예로 들 수 있다. IT리더, 그리고 IT리더가 되고 싶은 사람은 우수한 보고 및 분석 역량을 갖춘 재무 분야의 동료로부터 배울 수 있다. 이렇게 관계를 구축하면, ERP시스템이나 다른 재무 관련 기술을 결정할 때 IT가 적극적으로 참여하고, 의견이 반영되도록 만들 수 있다.
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